1. Benutzervereinbarung

1.1 Benutzerzugang und Definitionen

Der Login in die Lernplattform "Moodle" der Hochschule Ruhr West, die unter der Adresse https://elearning.hs-ruhrwest.de zur Verfügung gestellt wird, erfolgt mit dem persönlichen HRW-Benutzerkonto (Anmeldename und Passwort). Dieses Benutzerkonto darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

Moodle ist in sogenannte "Kursräume" organisiert. Jeder Kursraum stellt eine Lehrveranstaltung oder ein anderes Angebot dar. Das persönliche Benutzerkonto, das einer Person und einem Kursraum zugeordnet wird, ist in diesem Kursraum "eingeschrieben". Dem Benutzerkonto wird eine "Rolle" zugeordnet. Diese Rollenzuordnungen sind immer auf genau einen Kurs bezogen.

Im folgenden Text werden Personen als "Lehrende" bezeichnet, deren Benutzerkonto mindestens eine der nachfolgenden Rolle in einem Kursraum zugeordnet wurde: "HRW-Lehrende/r (HV)", "HRW-Lehrende/r (V)", "HRW-Stellvertreter/in", "Lehrende/r ohne Bearbeitungsrecht", "Lehrende/r (experimentelle Funktionen)" oder "Lehrende/r".

Weiterhin werden im nachfolgenden Text Personen als "Studierende" oder "Teilnehmer/in" bezeichnet, deren Benutzerkonto mindestens eine der nachfolgenden Rolle in einem Kursraum zugeordnet wurde: "HRW-Teilnehmer/in" oder "Teilnehmer/in".

Sollten einer Person gemäß der obigen Auflistung Rollen in einem Kursraum zugeordnet worden sein, die sie als "Lehrende/r" und als "Studierende/r" einstufen würden, so gilt diese Person ausschließlich als "Lehrende/r".

"Semesterangebote" sind Kursräume in Moodle, die in einer Kategorie eingeordnet sind, die ein Semester und eine Jahreszahl als Titel tragen und die nicht der Kategorie "Weitere Angebote der Institute und Servicebereich" angehören. Weiterhin tragen diese Kursräume im Attribut "Kurzer Kursname" das Postfix "-SoSe<4-stellige-Jahreszahl" bzw. "-WiSe<6-stellige-Jahreszahl"), welches der Lehrveranstaltungsnummer hinzugefügt ist und wobei die jeweilige Jahreszahl das jeweilige Semester bezeichnet.
Semesterangebote müssen zudem durch die Lehrenden für die Teilnehmer/-innen freigeschaltet werden, in dem die Einstellung "Sichtbarkeit" in den Kurseinstellungen gesetzt wird. Dieser Vorgang wird als "Freigabe" bezeichnet.

1.2 Urheber- und Eigentumsrechte

Die Wahrung des Urheberrechts obliegt allen Personengruppen. Teilnehmer/innen eines Moodle-Kursraums dürfen die angebotenen Inhalte ausschließlich im Rahmen Ihres Studiums als Veranschaulichung des Unterrichts an der HRW verwenden. Die Weiterverbreitung und Weitergabe von Inhalten, die in einem Moodle-Kursraum eingestellt werden, ist nicht gestattet. Sollten Lehrende in einem Kursraum anderweitige im Einklang mit urheberrechtlichen Vorgaben geltenden Bestimmungen treffen, so gelten diese.

1.3 Nutzung von Moodle

Studierende müssen sich immer und ohne Ausnahme zu jeder Lehrveranstaltung, die Teil des Semesterangebots der HRW ist, im HRW-Portal anmelden. Wenn die Verantwortlichen für die jeweilige Lehrveranstaltung den zugehörigen Moodle-Kursraum freigegeben haben und die jeweilige studentische Anmeldung zur Lehrveranstaltung im HRW-Portal bestätigt wurde, erhalten Studierende spätestens beim nächsten Login in Moodle automatisch Zugriff auf den zugehörigen Kursraum. Die Freigabe des Moodle-Kursraums obliegt dabei alleinig den Lehrenden. Der alleinige Zugriff auf einen Moodle-Kursraum (beispielsweise durch eine manuelle Einschreibung oder eine Selbsteinschreibung) ohne eine zugehörige Anmeldung im HRW-Portal erlaubt Studierenden niemals die Erbringung einer Prüfungsleistung. Es gelten ausschließlich die Angaben und Informationen im HRW-Portal und in der Prüfungsordnung.

Studierende können im HRW-Portal einen Antrag auf außercurriculare Belegung stellen.

Lehrende in einem Moodle-Kursraum, die Studierenden über eine gesonderte Moodle-Einschreibemethode (z.B. Gastzugang, Einschreibeschlüssel, manuelle Einschreibung, Meta-Einschreibung) Zugang zu Ihrem Moodle-Kursraum geben, sind verpflichtet, sofern dieser Kurs ein Semesterangebot ist, die Studierenden über diesen gesonderten Zugang zu belehren. Diese Belehrung sollte umfassen, dass ein alleiniger Zugang zu einem Moodle-Kursraum nicht die Anmeldung zur Lehrveranstaltung im HRW-Portal ersetzt und dass ohne die entsprechenden Anmeldungen im HRW-Portal gegebenenfalls keine Prüfungsleistung erbracht werden kann. Es gelten ausschließlich die jeweiligen Prüfungsordnungen und die Angaben im HRW-Portal.

Lehrende, die über Moodle Leistungen von Studierenden erheben, müssen diese separat nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen außerhalb der Lernplattform archivieren. Die Durchführung von elektronischen Prüfungen mit Moodle ist nicht zulässig, da das zugrundeliegende System die Erfordernisse hinsichtlich der Archivierung, Protokollierung, Unveränderlichkeit, Ausfallsicherheit, sowie der dauerhaften Zuordnung der Leistung zum Prüfling nicht rechtssicher erfüllen kann.

1.4 Haftungsausschluss und Betriebsunterbrechungen

Die Hochschule Ruhr West, die Administration der Lernplattform und die Lehrenden in einem Moodle-Kursraum haften in keinem Fall für Schäden, gleich ob es direkte, indirekte, beiläufige oder Folgeschäden sind. Dieser Ausschluss gilt auch für Schäden aus entgangenem Gewinn, Betriebsunterbrechungen, Informationsverlusten oder anderweitigen Folgeschäden aus der Benutzung der Lernplattform.

Der Betrieb der Lernplattform oder der Zugriff auf die Lernplattform kann insbesondere im Rahmen von Wartungsarbeiten oder durch technische Ausfälle unterbrochen werden. Sollten dadurch erforderliche Handlungen nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden können, obliegt es den Lehrenden eines Kursraumes, den Konflikt aufzulösen. Eine Gewähr für die Funktionsfähigkeit der Lernplattform wird nicht übernommen. Es gilt im Übrigen der Haftungsausschluss.

2. Allgemeine Datenschutzerklärung und Informationspflichten

2.1 Hinweise zum Datenschutz sowie Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Benutzung der Lernplattform ist grundsätzlich freiwillig.

Von der Lernplattform "Moodle" werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Unterstützung des Lernens und der Lehre durch die Bereitstellung von E-Learning Werkzeugen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage der Einwilligung der Betroffenen.

Die nachfolgenden Daten werden dabei aus dem Verzeichnisdienst und Campusmanagementsystem automatisch in Moodle übertragen: i) die Vor- und Nachnamen, ii) die E-Mail-Adresse, iii) für Studierende: die Matrikelnummer, iv) die Zuordnung zu der jeweiligen Lehrveranstaltungen und v) der Status und Rolle in der jeweiligen Lehrveranstaltung. Weiterhin fallen bei der Nutzung von Moodle weitere Daten an, die sich aus der Interaktion mit dem System ergeben (E-Learning-Prozessdaten) und die von Moodle verarbeitet werden (z.B. Interaktionen mit Aktivitäten). Es gelten die einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen. Weiterhin haben alle Benutzer/innen die Möglichkeit, das eigene Benutzerprofil freiwillig mit weiteren Daten anzureichern (z.B. Benutzerfoto, Wohnort, Messenger-IDs). Diese Profildaten sind dabei teilweise den anderen Nutzer/innen der Lernplattform zugänglich und sichtbar.

Die der Lernplattform zugrundeliegende Software "Moodle" protokolliert in einer Datenbank, zu welchem Zeitpunkt welche Nutzer/innen auf welche Bestandteile der Lernplattform zugreifen. Die jeweiligen Einträge werden nach spätestens 60 Tagen automatisch gelöscht. Es werden anonyme Nutzungsstatistiken erstellt.

Je nach Ausgestaltung des einzelnen Kursraums in Moodle werden außerdem weitere Daten von den Nutzerinnen und Nutzern verarbeitet. Bei allen Kursraum-Aktivitäten, die der Kommunikation dienen werden die von den Benutzern eingegeben Nachrichten mit einem Zeitstempel gespeichert und allen anderen Kursteilnehmer/innen zugänglich gemacht. Jede Kommunikation in einem Kursraum ist somit grundsätzlich für alle Kursteilnehmer/innen zugänglich, es sei denn, die jeweiligen Lehrenden treffen aktiv gesonderte Beschränkungen.

Bei allen Aktivitäten in einem Kursraum werden weitere Daten erhoben und verarbeitet, die von der Natur der jeweiligen Aktivität abhängig sind und die von den Benutzer/innen der Aktivität aktiv eingegeben werden. Diese umfassen insbesondere die jeweiligen Zugriffszeitpunkte, Art und Umfang der Bearbeitung der Aktivität. Abhängig von der jeweiligen Aktivität sind diese nur den Lehrenden zugänglich, ggf. aber auch anderen Teilnehmer/innen des Kursraums.

Lehrende können zu den vorherigen Bestimmungen in bestimmten Fällen Ausnahmen zur Geltung bringen:

  1. Im Rahmen von "Learning Tools Interoperability" ("LTI") können Lehrende die Aktivität "Externes Tool" in einem Moodle-Kursraum bereitstellen. Diese Aktivität erlaubt die Übertragung der personenbezogenen Daten, die im zweiten Absatz dieser Erklärung mit den Ziffern i) bis v) bezeichnet sind, an ein Datenverarbeitungssystem, welches von Dritten betrieben wird (im Folgenden als "Drittsystem" bezeichnet). Die Lehrenden, die diese Aktivität anlegen und im Rahmen Ihres Kursraums einsetzen, haben die betroffenen Teilnehmer/innen gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen über Art, Umfang und Nutzung der Daten im Drittsystem vor Durchführung zu unterrichten und müssen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachten (Auftragsdatenverarbeitung). Die Benutzung solcher Aktivitäten ist grundsätzlich freiwillig. Eine entsprechende "Externes Tool"-Aktivität kann an der URL erkannt werden, die den Textbestandteil "/mod/lti/" enthält. Bei uns bisher genutzte Externe Tools:

    1. Im Rahmen von Wooclap (Moodle-Aktivität: "Wooclap") können Lehrende eine Aktivität in einem Moodle-Kursraum bereitstellen. Diese Aktivität erlaubt die Übertragung von personenbezogenen Daten an ein Drittsystem, hier Wooclap. Die Benutzung solcher Aktivitäten ist grundsätzlich freiwillig. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten auf dem Wooclap-System finden Sie in der Datenschutzerklärung von Wooclap unter: Wooclap-Datenschutzerklärung

    2. Im Rahmen von Webex (Moodle-Aktivität: "Webex Teams (Meetings, Trainings, Events)") können Lehrende eine Aktivität in einem Moodle-Kursraum bereitstellen. Diese Aktivität erlaubt die Übertragung von personenbezogenen Daten an ein Drittsystem, hier Cisco. Die Benutzung solcher Aktivitäten ist grundsätzlich freiwillig. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten auf dem Webex-System finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cisco unter: Cisco-Datenschutzerklärung

    3. Im Rahmen von OMB+ (Moodle-Aktivität: "OMB+") können Lehrende eine Aktivität in einem Moodle-Kursraum bereitstellen. Diese Aktivität erlaubt die Übertragung von personenbezogenen Daten an ein Drittsystem, hier OMB+. Die Benutzung solcher Aktivitäten ist grundsätzlich freiwillig. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten auf dem OMB+-System finden Sie in der Datenschutzerklärung von OMB+ unter: OMB+-Datenschutzerklärung

    4. Im Rahmen von sketch und Mathweb können Lehrende eine Aktivität in einem Moodle-Kursraum bereitstellen. Diese Aktivität erlaubt die Übertragung von personenbezogenen Daten an ein Drittsystem, hier Sketch/Mathweb. Die Benutzung solcher Aktivitäten ist grundsätzlich freiwillig. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten auf dem Sketch- und Mathweb-System finden Sie in der Datenschutzerklärung von Sketch/Mathweb unter: Sketch/Mathweb-Datenschutzerklärung

    5. Im Rahmen von "SCORM-Lernpaketen" (Moodle-Aktivität: "Lernpaket") können Lehrende eine Aktivität in einem Moodle-Kursraum bereitstellen. Diese Aktivität erlaubt die Übertragung von personenbezogenen Daten an ein Drittsystem, hier SCORM. Die Benutzung solcher Aktivitäten ist grundsätzlich freiwillig. Eine entsprechende "Lernpaket"-Aktivität kann an der URL erkannt werden, die den Textbestandteil "/mod/scorm/" enthält, sowie an dem vorangestellten Piktogramm: SCORM Piktogramm (braunes Paket).

    6. Im Rahmen von "MUMIE" erlaubt das Moodle Lehrenden, ihrem Lernraum Aktivitäten vom Typ "MUMIE" hinzuzufügen. Nutzerinnen und Nutzer, die diese Aktivität aufrufen, werden zum System "MUMIE" geleitet. Betreiber dieses Systems ist die integral-learning GmbH, Clausewitzstr. 2, 10629 Berlin. Wenn Sie eine solche Aktivität aufrufen, wird Ihre Moodle User-ID in verschlüsselter und damit pseudonymisierter Form an die MUMIE-Server übertragen. In MUMIE wird damit ein Account für Sie erstellt. Dies dient dem Zweck, Bewertungen zu mathematischen Übungsaufgaben, die Sie in MUMIE erhalten haben, an das Moodle zurückzugeben und Ihnen zuzuordnen. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten auf dem MUMIE-System finden Sie in der Datenschutzerklärung von MUMIE unter: MUMIE-Datenschutzerklärung

  2. Im Rahmen von Learning Analytics (in den Kursen als Zugriffsstatistiken bekannt) werden anonymisierte Statistiken zum Zugriff auf Lernräume gespeichert. Bei jedem Aufruf in Moodle werden dabei folgende Daten ohne einen Bezug zu Nutzenden geloggt:

    Sämtliche Daten werden anonym gespeichert und lassen keinen Rückschluss auf Nutzende zu. Die Statistiken können in den teilnehmenden Lernräumen über einen Link in der Navigation von allen Teilnehmenden der Veranstaltung abgerufen werden. Aggregierte Daten werden daher in den Statistiken erst dann angezeigt, wenn mindestens 10 Datensätze vorhanden sind. Andernfalls wird nur "<10" angegeben.

  3. Das Moodle erlaubt Lehrenden, Videos von der von Google betriebenen Seite YouTube in einen Texteditor einzubetten und bereitzustellen. Betreiber der Seite ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Wenn Sie im Moodle eine Seite mit eingebettetem YouTube-Video aufrufen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt, um das Videovorschaubild zu laden. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche Seite Sie besucht haben. Nach einem weiteren Klick auf Play wird das Video abgespielt. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: Youtube-Datenschutzerklärung

  4. Wenn das Format Etherpad genutzt wird, werden das Dokument selbst, die Historie des Dokuments sowie das Chatprotokoll bis zur Löschung des zugehörigen Moodle-Kurses auf unserem Etherpad-Server gespeichert. Mit Löschung des Moodle-Kurses werden auch alle zugehörigen Etherpads gelöscht.

2.2 Löschfristen

Die Moodle-Kursräume, die ein Semesterangebot darstellen, werden nach Ablauf des jeweiligen Semesters in eine gesonderte Kategorie verschoben, die den Begriff "Archiv" im Titel trägt ("Archiv-Kategorie"). Dies stellt keine Archivierung im Sinne des Archivwesens dar. Diese Kursräume bleiben weiterhin zugreifbar, es sei denn, die Lehrenden treffen individuell andere Bestimmungen.

Die Kursräume, die in die Archiv-Kategorie überführt worden sind, sowie alle damit verbundenen Daten, werden nach Ablauf einer Zeitspanne von elf Semestern unwiderruflich gelöscht. Insofern Daten, die diesen Kursräumen zugehörig sind, längerfristig aufbewahrt müssen, müssen diese Daten durch Lehrende separat gesichert werden.

2.3 Cookies

Moodle verwendet sog. "Cookies", das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und für die angemeldete Nutzung der Lernplattform notwendig sind (Session-ID). Sie können der Nutzung von Cookies in den Einstellungen Ihres Webbrowsers widersprechen. Zusätzlich identifiziert Shibboleth die eingeloggten Nutzenden über eine anonyme ID und speichert ihre Anmeldung für die aktuelle Sitzung im Moodle. Es muss erlaubt werden, damit der Login und die Zugriffsberechtigungen innerhalb des Moodle während der Sitzung erhalten bleiben. Das Cookie wird automatisch gelöscht, sobald sich die Nutzenden vom System abmelden oder den Webbrowser schließen. Ausserdem verwenden wir für das Videostreaming eine Servergruppe auf Basis des Systems Opencast. Es speichert den Opencast-Login. Das ist nötig, um im Moodle-Lernraum Videos ansehen zu können, die über den Streamingserver ausgeliefert werden. Die Videos sind nicht-öffentlich und nur im Kontext des Lernraums abspielbar, über den sie nach Opencast geladen wurden. Das Cookie wird auch dazu genutzt, um über einen Counter im Videoplayer anonym anzuzeigen, wie oft ein Video insgesamt von allen Teilnehmer/innen im Lernraum abgespielt wurde. Dabei wird pro Session und Nutzer/in nur ein Abspielvorgang registriert.

2.4 Einwilligung

Mit der Nutzung der Lernplattform geben Sie in Kenntnis dieser Erläuterung Ihre Einwilligung zu der bezeichneten Datenerhebung und -verarbeitung, soweit die Datenverarbeitung nicht bereits aufgrund gesetzlicher Ermächtigung für die Wahrnehmung von Aufgaben der Hochschule Ruhr West (Unterstützung von Lehre und Forschung) erforderlich ist.

Sie können Ihrer Einwilligung jederzeit schriftlich gegenüber der Hochschule Ruhr West, Bereich E-Learning, Postfach 10 07 55, 45407 Mülheim an der Ruhr widerrufen.

3. Informationspflichten

§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir nochmals vor dem Hintergrund der DS-GVO über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung der Lernplattform "Moodle" der Hochschule Ruhr West, die unter der Adresse https://elearning.hs-ruhrwest.de zur Verfügung gestellt wird.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name oder E-Mail-Adresse. Vorliegend werden die unter 2.1 dargelegten personenbezogenen Daten verarbeitet.

(2) Verantwortlich ist dabei die

Hochschule Ruhr West
Bereich E-Learning
Duisburger Straße 100
45479 Mülheim an der Ruhr

Telefon: 0208 882 54 -0
Fax: 0208 882 54 -109
E-Mail: info@hs-ruhrwest.de

Die Hochschule Ruhr West (HRW) ist gem. § 2 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 1 Absatz 2 Satz 2 Nr. 14 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (HG NRW) eine vom Land getragene, rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts.

Vertretung der Hochschule nach außen:
Die Präsidentin
Frau Prof. Dr. Susanne Staude

(3) Unseren Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen erreichen Sie unter

Lukas Raimund Urbanowicz
Datenschutzbeauftragter
Duisburger Str. 100, Gebäude 03
45479 Mülheim an der Ruhr
Telefon: +49 (0)208 88254-199
Fax: +49 (0)208 88254-239
E-Mail: datenschutz@hs-ruhrwest.de

§ 2 Ihre Rechte

(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft,
- Recht auf Berichtigung und Löschung,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit.

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

§ 3 Erhebung personenbezogener Daten

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen zur Bereitstellung einer Plattform die elektronisches Lernen und digitale Lehre (zusammengefasst: E-Learning) ermöglicht. Die Verarbeitung der Daten ist zur Bearbeitung der Plattform zwingend erforderlich, da die zugrundeliegende Software dies als notwendige technische Abhängigkeit erfordert. Ohne die Verarbeitung der Daten funktioniert ist die Plattform nicht funktionsfähig und kann Ihnen nicht bereitgestellt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO und/ oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO

(2) Wir übermitteln Daten nach Maßgabe der Darlegungen unter 2.1.

Eine Übermittlung von Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Im Rahmen von LTI (vgl. 2.1) ist dies durch die einrichtenden Lehrenden sicherzustellen.

Die Daten werden nach Maßgabe der Darlegungen unter 2.2 vernichtet.

§ 4 Beauftragte IT-Dienstleister

Folgende IT-Dienstleister der Hochschule haben für Wartungsarbeiten, Fehlerbeseitigungen und Updates Zugriff auf die Daten:

  1. Liebers IT

Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Berechtigtes Interesse ist der störungsfreie Betrieb unserer IT.